Como padronizar os processos nas diferentes filiais


O processo de crescimento de uma empresa também é acompanhado de um aumento nas responsabilidades e desafios. Além do número de pessoas e processos se tornarem cada vez maiores, a necessidade de expandir seu espaço físico e atender diferentes regiões também bate à porta. Em segmentos especiais, como comércio, indústria e distribuição, onde se encaixa o TRC, por vezes o crescimento implica na abertura de novos “braços” para aumentar o alcance do negócio.


E é aí que surgem as filiais, que basicamente são novas unidades de uma empresa, que seguem as regras e diretrizes de uma sede ou matriz. De forma geral, o objetivo de uma filial é atender a demanda de um determinado público ou localidade e suprir a necessidade de estar mais perto do mercado de outro estado, cidade ou país.


A partir dessa expansão, os desafios que citei no início do texto começam a ser ainda mais evidentes e recorrentes, porque além dos processos serem maiores, e a empresa possuir mais colaboradores, o espaço físico se expande e não está mais apenas ali, na matriz, mas também em uma região distante, onde o contato constante não é presencial.

Então, diante de todas os desafios apresentados, como manter os processos alinhados nas diferentes filiais?


Bom, utilizarei o que fazemos na TransJordano como parâmetro. Atualmente, possuímos 10 unidades + a matriz, o que nos faz investir bastante nas questões que mantenham a cultura da empresa forte, mesmo em regiões distantes da nossa matriz, em Paulínia.


A primeira e mais importante etapa é treinar os profissionais de forma bem assertiva nas diferentes filiais, assim conseguimos passar a importância do que fazemos e transmitir nosso DNA. Também auditamos os processos de forma frequente e essa é uma etapa fundamental para o desenvolvimento e manutenção da cultura da empresa, pois sem essas ações, a organização perde em qualidade e em identificação, o que causa diversas consequências negativas para o desenvolvimento das atividades.


Outro ponto fundamental é a comunicação direta com os gerentes das filiais. Esse trabalho deve ser claro e frequente, visando entender os indicadores das filiais e manter a matriz atualizada de tudo que acontece, para conseguir identificar possíveis problemas e ajustá-los antes que causem danos importantes para a operação.


Na TransJordano essa comunicação objetiva também é feita de Lives. Com isso, acreditamos que o senso de pertencimento das filiais aumenta e assim o comprometimento também. As lives foram introduzidas de forma mais firme e aprimoradas durante a pandemia, antes realizávamos eventos presenciais em cada filial, o que custava mais e consumia mais dos colaboradores. Hoje entendemos que conseguimos fazer apenas um evento que conecta todas as nossas filiais e o resultado foi uma proximidade e conexão das pessoas, de diferentes cidades, muito mais positivo para a empresa.


Por fim, acredito que existem diversas maneiras de se manter as filiais no mesmo padrão do que a matriz, mas os pilares dessa construção são basicamente os mesmos: Planejamento, treinamento, comunicação e gestão de pessoas.


Joyce Bessa, Head de gestão estratégica, finanças e pessoas na TransJordano

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